Лист согласования к курсам

Лист согласования vs новые версии документа #внедрение #СЭД #ECMJ

Лист согласования к курсам

Лист согласования vs новые версии документа

С уверенностью можно заявить, что без процессов согласования не обходится ни одна организация. Это не только рассмотрение и оценка документа, это целый инструмент, который обеспечивает управляемость процессами в организации.

Цель согласования – повышение качества документов, управленческих процессов и решений в целом. Именно поэтому процесс необходимо выстраивать четко и прозрачно. Результат согласования – визирование документа всеми заинтересованными лицами, а итог – подписание согласованного документа руководителем.

Чаще всего согласуются документы, которые затрагивают зоны ответственности разных подразделений, например, финансовой службы, службы главного бухгалтера, юридической службы, службы информационной безопасности и т.п. В рамках согласования документа представители этих служб преимущественно согласуют те разделы документа, которые относятся к их зоне ответственности.

По итогам согласования можно выделить три возможных результата:

●    согласовано;

●    требуется доработка (для внутренних и исходящих документов) или согласовано с замечаниями (для внешних документов, реже для внутренних); 

●    отказано.

Более интересными для нас будут первые два, так как в случае отказа процесс фактически завершается. Если документ возвращается с результатом «требуется доработка» или «согласовано с замечаниями», возникает необходимость в фиксации возникших замечаний.

Наиболее распространенными способами отображения замечаний в документе являются:

●    лист согласования и фиксация в нем замечаний,

●    создание новой версии документа и внесение правок в сам документ.

Данные способы нельзя противопоставлять друг другу, так как каждый из них используется в определенной ситуации и на определенном этапе согласования. Пересечение данных способов возможно только при отображении замечаний к документу. Рассмотрим особенности использования того и другого способа.

Создание новой версии и внесение замечаний в документ

В режиме рецензирования каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл (в новую версию документа), добавить новые файлы, согласовать документ или отклонить. При этом информация, внесенная каждым согласующим, будет сохранена. Режим одновременной работы позволяет сократить время на согласование, исключает необходимость дожидаться уведомления об освобождении документа.

Плюсы

●    предусмотрена возможность внесения замечаний согласующим непосредственно в согласуемый документ;

●    согласующий видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса;

●    при повторном согласовании согласующий видит свои замечания и как они были устранены;

●    есть возможность подписать свою версию ЭП, чтобы гарантировать ее неизменность.

Минусы

●    инициатору задачи необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ;

●    данный способ применим только для внутренних документов, т.е. для документов, созданных внутри организации. Внешние документы, т.е. документы, поступившие из сторонних организаций, редактировать невозможно.

Фиксация замечаний в листе согласования

В режиме согласования каждый согласующий может фиксировать свои замечания в виде комментариев в тексте переписки, либо в примечании при подписании ЭП. По итогам согласования формируется отчет «Лист согласования», в котором отображается не только информация о лицах, подписавших документ ЭП, но и комментарии согласующих.

Подписание документа

В том случае, если у согласующих нет замечаний или они были успешно устранены, согласующий подписывает (визирует) документ электронной подписью. Визы согласования в документе необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы.

СЭД протоколирует всю работу с документом, в системе сохраняется история всех изменений, произведенных пользователями, в том числе информация, какой пользователь внес визу.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы:

1.   На основании виз, внесенных в документ в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам документ.

2.   Затем уполномоченный сотрудник проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет лист согласования и распечатанный документ.

3.   Распечатанный и заверенный документ передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.

4.   После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Вывод

Исходя из вышеизложенного, напрашивается вывод, что при согласовании внутренних документов однозначно более удобным является способ создания новой версии. Количество создаваемых версий при согласовании может быть обусловлено различными факторами:

●    если согласующих немного, срок согласования достаточный и нет риска внесения согласующим изменений в документ, то достаточно будет одной версии на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки;

●    если согласующих много, срок согласования ограничен, и есть риск внесения согласующим изменений в документ, то каждому согласующему рекомендуется создавать свою версию документа и подписывать ее ЭП.

При согласовании внешних документов создание версий обычно не используется, так как усложняет процесс, если согласующих больше чем один. Рекомендуется все замечания фиксировать в листе согласования, и в дальнейшем на их основании может быть создан протокол разногласий. Исходный документ остается неизменным.

Для некоторых компаний оптимальным вариантом и выходом для многостороннего согласования документа последнее время стали специальные системы, позволяющие вносить примечания и правки нескольким внешним согласующим в один документ, расположенный в универсальном облачном хранилище (например, Google Docs).

Подводя итог, хочется отметить, что при выстраивании процесса согласования необходимо стремиться к единообразию способов фиксации замечаний и отображения факта согласования, чтобы и инициатор, и согласующие не думали каким образом нужно это делать в зависимости от вида документа. Это также критично и для руководителя, который подписывает документ на основании виз согласующих.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/List-soglasovanija-vs-novye-versii-dokumenta.aspx

Лист согласования КГА

Лист согласования к курсам

Лист согласования КГА – это единственный документ подтверждающий законность размещения различного оборудования на фасадах зданий в Санкт-Петербурге. В ноябре 2016 года, в целях сохранения архитектурного облика города, правительством СПб было принято постановление №961.

В постановлении указано, что любое оборудования перед установкой на фасад здания должно предварительно пройти процедуру согласования в Комитете по градостроительству и архитектуре (КГА).
Отметим, что первым документом, который регламентировал размещение оборудования на зданиях Петербурга, было постановление №1135 от 2006 года.

Спустя год, компания «Соглас-Проект» одна из первых в городе, начала получать для своих клиентов разрешения на кондиционеры.

Какое оборудование можно согласовать Листом согласования

Лист согласования предназначен для согласования любого навесного оборудования, т.е. того оборудования которое монтируется к фасаду здания, а также летних кафе.

Как подготовить Лист согласования

Лист согласования представляет собой двухсторонний лист формата А3, который состоит из информационной и графической части. В информационной части указывается следующие данные:

  • Район
  • Адрес размещения объекта благоустройства
  • Вид объекта благоустройства
  • Вид элемента благоустройства
  • Заявитель (владелец)
  • Проектировщик

Графическая часть состоит:

  • Фотофиксация объекта
  • Фотомонтаж установленного оборудования;
  • Ситуационный план – расположение здания с привязкой к близлежащим улицам
  • Чертёж установки оборудования на фасаде

Отметим, что качественное и правильное оформление Листа согласования – это 90% успеха будущего согласования. Специалисты компании «Соглас-Проект» имеют за плечами многолетний практический опыт подготовки и оформления листов согласования. Именно поэтому мы всегда даём гарантию на получение положительного результата! Ниже мы расскажем об особенностях оформления Листа согласования.

Правила оформления Листа Согласования

  1. Лист согласования необходимо оформлять только в формате doc.(программа Word);
  2. Фотографии фасада здания в графической части Листа согласования, должны в полном объёме раскрывать место установки оборудования.

    Следует размещать фотографии общего вида здания и фрагментарные фото места установки оборудования;

  3. Чертёж размещения оборудования должен содержать все необходимые размеры, отступы, разрезы, дающие полное представление о месте размещения оборудования;
  4. Требуется обязательное указание всех высотных отметок: высота от земли (нулевая отметка) до оборудования, высота этажа, высота здания и т.д.
  5. Обязательное указание осей размещения оборудования. Особенное значение это имеет для размещения кондиционеров и ТВ-антенн;
  6. Указание габаритных размеров (длина, высота, толщина, диаметр сечения и т.д.) и узлов крепления оборудования к фасадной части здания;
  7. В случае размещения роллет, маркиз и вентиляционных воздуховодов необходимо указывать цвет оборудования по шкале RAL.

Как согласовать Лист согласования

Рассмотрением и согласованием Листов согласования занимается Управление Ландшафтной архитектуры Комитета по градостроительству и архитектуры (КГА).

В процессе согласования архитекторы КГА проверяют соответствие устанавливаемого оборудования нормами требованиям законодательства. Отметим, что эти требования, в зависимости от типа оборудования, разняться. К кондиционерам – одни требования, к роллетам или маркизам – другие.

Полный перечень требований к размещению оборудования указан в постановлении правительства Санкт-Петербурга №40 от 31 января 2017 года.

Важный момент, который зачастую становится камнем преткновения, относится к размещению кондиционеров, антенн, вентиляционных воздуховодов. Данное оборудование не должно просматриваться с проезжей части улиц и проспектов, а также водной глади рек и каналов.

Таким образом, по закону, кондиционер можно установить только на дворовом фасаде, который не будет виден с проезжей части. За этим очень строго следят архитекторы КГА.
Подача Листа согласования на согласование осуществляется только электронным способом.

Какой срок согласования Листа согласования?

Срок согласования Листа согласования в Комитете по градостроительству и архитектуре – 30 дней. Однако это срок может сдвигаться как в меньшую, так и в большую сторону.

Уведомление КГА о выполненных работах. Приёмка работ после согласования

Как осуществляется приёмка работ после установки оборудования? Чтобы согласование было полностью завершено, необходимо в течение 1 месяца после монтажа оборудования направить в КГА уведомление о выполненных работах.

Уведомление производится путём отправки письма на электронную почту Комитета с фотографиями установленного оборудования. В то же время, КГА не даёт обратной связи о получении письма с фотографиями.

К сожалению, существует вероятность, что письмо не дойдёт или из-за человеческого фактора окажется удалённым. Компания «Соглас-Проект» практикует по Листам согласований подачу уведомлений через канцелярию КГА.

В этом случае у Заказчика на руках остаётся заявление на уведомление со штампом КГА, что гарантирует отсутствие неприятных сюрпризов в будущем. Напомним, что процедура согласования без проведения уведомления КГА считается не законченной, а установка оборудования – самовольной!

Срок действия Листа согласования

Лист согласования не имеет срока действия – он согласовывается раз и навсегда. Каких-либо дополнительных согласований или пролонгаций не потребуется, если только не забыть про уведомление КГА о выполненных работах.

Соглас-Проект: экспертная разработка Листа согласования – гарантия положительного результата!

Источник: https://soglas-proekt.ru/soglasovanie/soglasovanie-v-kga/list-soglasovaniya-kga/

Знайте свои права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: