Когда занести запись в трудовую книжку

Содержание
  1. Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу
  2. Правила
  3. Начало трудовой деятельности
  4. Разделы книжки
  5. Как поступать с совместителями
  6. Когда и как выдаётся дубликат
  7. Особенности внесения отдельных записей
  8. В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу
  9. Порядок оформления приема на работу
  10. Ведение трудовых книжек
  11. Статус трудовой книжки
  12. Основания для подсчета стажа
  13. Квалификация
  14. Расчет пенсии
  15. Непрерывность стажа
  16. Награды
  17. Так ли нужна трудовая книжка работодателю
  18. Что еще нужно знать о трудовой книжке
  19. Перспективы использования трудовых книжек
  20. Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2020 году, рассмотрено на примерах
  21. Основные правила заполнения трудовой книжки
  22. На основании каких документов вносится запись о приеме на работу
  23. В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку
  24. В какой момент вносится запись в трудовую книжку
  25. Запись о приеме на работу директора ООО образец
  26. Запись о приеме на основную работу
  27. Прием на работу в порядке перевода образец
  28. При оформлении сотрудника по совместительству
  29. Прием сотрудника на время отпуска
  30. Ответственность за неправильное заполнение книжки
  31. Правила заполнения трудовой книжки
  32. Оформление трудовой: как делать записи
  33. Как заполнить титульный лист
  34. Сведения о приеме на работу в трудовой книжке
  35. Запись об увольнении
  36. Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Когда занести запись в трудовую книжку

Начало трудовой деятельности любого гражданина должно осуществляться с подписания трудового соглашения.

Вместе с этим, сразу после издания приказа о зачислении в штат компании, осуществляется запись в трудовой книжке о приёме на работу.

Делает её сотрудник кадрового подразделения, другое уполномоченное на ведение таких документов лицо либо сам работодатель (если это индивидуальный предприниматель).

Правила

Перед началом заполнения официальных документов целесообразно ознакомиться с общими правилами, как это должно осуществляться.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу имеет свои особенности, в частности:

  • все записи должны выполняться шариковой либо гелевой ручкой с использованием тёмных чернил (синего либо чёрного цвета);
  • записи производятся исключительно на русском языке;
  • делать какие-либо сокращения в процессе внесения информации не допускается (исключения может составлять общепринятая аббревиатура);
  • все сведения, что вписываются, должны в обязательном порядке располагаться в правильных графах и соответствовать данным и информации, обозначенной в соответствующих приказах на приём, перемещение, увольнение, перевод, поощрение, изменение ранга, разряда или категории;
  • вся вносимая информация должна исключать неоднозначность трактовки, важна аккуратность, разборчивость;
  • для записи числовой информации используются только арабские цифры.

Писать необходимо разборчивым, аккуратным почерком. Какие-либо исправления, подтирания, использование корректоров не допускается.

Если в процессе внесения записей в книжку всё же была допущена ошибка, которую нужно исправить, неправильную запись необходимо перечеркнуть ровной линией, сверху аккуратно написать правильные сведения и всё это заверить подписью кадровика и печатью компании (отдела кадров).

Трудовая книжка – это документ, сопровождающий своего хозяина на всём промежутке его трудовой деятельности до момента выхода на пенсию. Поэтому в процессе её заполнения следует все записи делать аккуратно, а хранить в специально оборудованном для этого месте.

При утере документ подлежит повторной выдаче, на титульном листе книжки ставится пометка «дубликат». Записи также вносятся заново. Могут возникнуть сложности с заполнением, если человек несколько раз менял место работы.

Начало трудовой деятельности

Каждый работник когда-то впервые переступает порог своей первой компании, где ему определяют первое в его жизни рабочее место. Законодатель установил, организация, куда гражданин впервые пришёл трудоустраиваться, обязана завести на него трудовую книжку.

Делается это в определённой последовательности:

  1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
  2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
  3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

Важно отметить, что чаще всего запись в трудовой книжке о приёме на работу осуществляется в последний, отведённый законодателем, день. Это связано с тем, что сотрудник обязан проработать в компании больше 5 дней (до этого момента администрация имеет право не оформлять трудовую книжку).

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока).

Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности.

Для впервые принятого для выполнения трудовых функций работника у работодателя присутствуют некоторые дополнительные обязательства, установленные на законодательном уровне:

  • обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
  • обязательство заполнить титульный лист;
  • сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
  • владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Разделы книжки

Фактически самым важным для работника и работодателя разделом, кроме титульного листа, является блок информации, где прописываются данные о трудовой деятельности сотрудника.

Ведь именно здесь будут записывать должность, период работы, приобретённые категории, ранги, разряды.

По этому разделу в дальнейшем будут определять периоды основной работы, причины, побудившие сотрудника на увольнение.

Сразу стоит обозначить, что состоит этот раздел из четырёх блоков с разворотом на две страницы. Их заполнение должно осуществляться в соответствии с обозначенными выше правилами.

В блоки вносится следующая информация:

  1. В первом блоке проставляется арабской цифрой порядковый номер записи. Тут нужно понимать, что все последующие записи будут иметь следующий порядковый номер записи вне зависимости от места работы, страницы заполнения, причин увольнения.
  2. Второй блок предназначен для внесения ведомостей о дате, с которой работник начал свою трудовую деятельность. Пишется в трёх колонках арабскими цифрами без сокращений. Если дата начала деятельности припадает на первые числа (от 1 до 9), то перед таким числом всегда проставляется 0.
  3. Следующий, третий блок предназначен для осуществления записи о фактическом действии, которое произошло. Сюда вносят информацию о начале работы, переводе на другую должность, повышении квалификации и другие. Обязательно должны присутствовать важные данные о трудовой деятельности (например, испытательный срок и его период, срочный трудовой договор). Должность, на которую принимается сотрудник, по названию должна быть идентична той, что прописана в штатном расписании, с обязательным обозначением разряда, категории, ранга. Сначала указываются сведения о предприятии, где работает владелец трудовой. Может заполняться от руки, а может проставляться в виде фирменного прямоугольного штампа компании. Внизу под такой записью обязательно должна указываться должность, ФИО с расшифровкой, подпись уполномоченного на ведение трудовых книжек лица. Запись обязательно заверяется круглой печатью.
  4. Последний, четвёртый блок предназначен для внесения оснований, используя которые были внесены записи. Пишутся сведения в сокращённом виде. Как правило, это сведения о распорядительном акте (приказе, распоряжении).

Обозначенная выше последовательность фиксирования сведений в трудовых утверждена на государственном уровне. Отходить от такого порядка недопустимо. В противном случае в будущем у гражданина могут возникнуть проблемы в процессе оформления пенсии.

Как поступать с совместителями

Весьма часто граждане практикуют трудоустройство сразу на нескольких работах. С учётом того, что такие действия не запрещены на законодательном уровне, возникает вопрос урегулирования таких трудовых отношений с тем, чтобы в будущем иметь возможность правильно оформить пенсию.

В этом случае законодатель определил такие основные моменты:

  • при оформлении на работу по совместительству заводить на новом рабочем месте вторую трудовую книжку необязательно;
  • для внесения сведений о второй работе необходимо официальное трудоустройство по совместительству (подтверждается надлежащим образом заверенными приказами о приёме на работу и трудовым соглашением);
  • записи в основную трудовую книжку осуществляются последующим порядковым номером, выполнять запись другой организации и проставлять подпись другого кадровика не требуется.

Сотрудник может попросить кадровика другого предприятия, где он работает по совместительству, о том, чтобы тот сделал соответствующие записи.

Законодатель определил, что все сведения о трудовой деятельности гражданина могут вноситься на одном предприятии, где находится его основная работа. Для этого просто необходимо предоставить в отдел по работе с кадрами копии актов, подтверждающих другие трудовые отношения.

Нужно понимать, если трудовые отношения по совместительству будут прекращены, для получения соответствующих записей в трудовую книжку гражданину лично придётся принести в отдел кадров основного предприятия копии документов об увольнении. Если же к тому времени будет прекращена работа в основной компании, соответствующую запись сможет сделать кадровик следующего предприятия, куда гражданин трудоустроится на основную работу.

Когда и как выдаётся дубликат

Учитывая, что трудовая книжка должна сопровождать гражданина от начала его труда до момента увольнения на пенсию, за такой длительный промежуток времени может случиться что угодно.

Физический износ, случайная утрата, различные непредвиденные обстоятельства (порвалась, залита водой, чернилами, обгорела) становятся основаниями, из-за которых необходимо выполнить процедуру оформления дубликата такого документа.

В этом случае внесение информации о прошлой трудовой деятельности гражданина осуществляется на последнем предприятии, где он выполняет рабочие функции. Для начала этой процедуры необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением.

Последовательность действий в процессе выдачи дубликата сводится к таким шагам:

  1. Работник пишет письменное обращение на имя работодателя, где указывает причину необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.
  2. Рассмотрение заявления осуществляется на протяжении 14 календарных дней.
  3. За период, пока заявление находится на рассмотрении, работник обязан собрать справки с предыдущих мест работы о сведениях, подтверждающих его прошлую трудовую деятельность (приказы, в которых указано, по какой причине увольняется работник). В случае ликвидации таких компаний на момент обращения, можно запросить сведения из ближайших архивов, куда при закрытии предприятия передавались личные дела сотрудников на хранение. Если справки отсутствуют, в дубликате может указываться общий совокупный стаж, который работник имел до момента потери документа.
  4. Все документы передаются в отдел кадров компании, где трудится гражданин.
  5. Работник кадрового подразделения на основании предоставленных справок в хронологическом порядке восстанавливает все записи в трудовой. Повторно выданный документ подписывается кадровым работником, который должен заверить свою подпись печатью организации.

По заявлению гражданина работодатель обязан оформлять дубликат утерянного документа. Не допускается даже при наличии весомых аргументов отказывать сотруднику в его праве на замену утерянного документа.

Особенности внесения отдельных записей

Не вся информация, с которой работают кадровые сотрудники, должная отображаться в трудовой книжке. В частности там не фиксируются взыскания дисциплинарного характера. Но если к сотруднику применена такая мера, как увольнение, это обязательно отразится в его трудовой. Также книжка не содержит данных об отпусках сотрудника, развёрнутой информации о причинах принимаемых решений.

Чтобы получить эти сведения, потребуется обращаться в кадровое подразделение конкретной компании, где по просьбе выдадут соответствующую справку.

Целесообразно также обозначить механизм изменения ошибочных либо недействительных записей. В частности в случае смены причины увольнения, неправильной записи, принятия судом решения о восстановлении сотрудника в должности, работодатель обязан привести в порядок все имеющиеся записи в трудовой. Чтобы это сделать, необязательно всё перечёркивать либо переписывать по-новому, оформляя дубликат.

Нужно просто выполнить то, что гласит инструкция:

  • следующей по порядковому номеру записью нужно обозначить, что «запись № ___ недействительна (ошибочна)»;
  • дальше в трудовой книжке пишется правильная запись, которую нужно использовать в дальнейшем;
  • против каждой из таких записей в обязательном порядке указывается основание, послужившее необходимостью внесения такого текста (номер приказ, решение суда и номер приказа).

Делать все записи нужно максимально аккуратно и грамотно, не допуская орфографических и пунктуационных ошибок.

Заполнение трудовых книжек не должно превращаться в альбом для рисования, поэтому законодателем и установлен определённый порядок внесения изменений и исправления ошибок, обязательный для всех кадровых сотрудников и работодателей.

Внесение в трудовую книжку записи о приёме на работу – это важный момент для каждого человека, ведь от правильности записи зависит его пенсия. Очень важно, чтобы книжка велась аккуратно и в соответствии с трудовым законодательством.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/priem/zapis-v-trudovoy-knizhke

В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу

Когда занести запись в трудовую книжку

Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.

Порядок оформления приема на работу

Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.

Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника.

Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре.

Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.

В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.

При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.

Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.

Ведение трудовых книжек

Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной.

Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.

В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы.

Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет.

Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.

Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.

Статус трудовой книжки

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.

В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.

Основания для подсчета стажа

Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.

Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы.

Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться.

Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Квалификация

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой.

В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя.

Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Расчет пенсии

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд.

Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость.

Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.

Непрерывность стажа

Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.

Награды

Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались.

В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе.

В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.

Так ли нужна трудовая книжка работодателю

В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.

  1. С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
  2. С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.

Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.

Что еще нужно знать о трудовой книжке

Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.

Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:

  • в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
  • каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
  • каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
  • все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
  • при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
  • трудовая книжка всегда подается в оригинале.

Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.

Перспективы использования трудовых книжек

Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.

К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно.

С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности.

С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.

С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше.

Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель.

К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.

В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше.

Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов.

Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются.

Источник: https://hr-portal.ru/article/v-techenie-kakogo-vremeni-zapolnyat-trudovuyu-knizhku-o-prieme-na-rabotu

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2020 году, рассмотрено на примерах

Когда занести запись в трудовую книжку

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

  • Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
  • Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
  • На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
  • Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
  • Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
  • В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
  • Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
  • Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
  • В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
  • Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание! Другие документы, например, заявление о приеме на работу, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании гражданского правового договора. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

№ записиДатаСведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
ЧислоМесяцГод
1234
Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
1018072020Принят на должность генерального директора.Приказ №1-К от 18.07.2020

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган»)
1018072020Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщикаПриказ №10-К от 18.07.2020

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1234
Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
618072020Принят на работу на должность охранникаТрудовой договор №6 от 18.07.2020

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
318072020Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция»Приказ № 19-К от 18.07.2020

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

1234
1618072020Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машинПриказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2020

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж»)
318072020Принят в ремонтную службу на должность механикаПриказ 29-К от 18.07.2020

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

  • Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
  • Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
  • Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/zapis-v-trudovoj-knizhke-o-prieme-na-rabotu.html

Правила заполнения трудовой книжки

Когда занести запись в трудовую книжку

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Знайте свои права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: